Радни састанци су страшни. Ево како их боље направити.

Када покушавамо да схватимо зашто су састанци тако снажни, може нам помоћи да користимо аналогију нашег брзорастућег рибарства. Рибар заиста нема никаквог подстицаја да заустави риболов, а земље се не могу сасвим сложити око тога ко би требао бити одговоран за то које рибе спадају у њихову надлежност. И тако, нико не чини много да би побољшао ситуацију, вероватно да ће опљачкати будуће генерације шансе за жвакање пикантних пецива од туне и сабљарке на жару које смо уживали у тако великом изобиљу.

Култура око радних састанака пати од сличног проблема. Док већина састанака има де фацто вођу, некога ко води емисију, никада није посао тог лица да "схвати како да води добре састанке. Људи су такође прихватили садашње стање ствари као неизбјежне: знамо да су састанци срање, они" Увек сам сисао, па зашто губити време покушавајући да их учини бољим? Као резултат тога они су наставили да попуњавају наше распореде у некој врсти трагедије на радном мјесту заједничких добара.

"То је прихватљиво окружење", каже Јосепх Аллен, професор индустријске и организационе психологије на Универзитету Небраска у Омахи. Инверсе. „Знамо да их морамо имати, али иза њих не стављамо много енергије. И ако се сви на састанку не потруде да то учине бољим, онда се то неће променити … и чудно је када неко покуша да их учини бољим."

Како је наша способност да комуницирамо једни с другима побољшана током година, у ироничном заокрету, количина времена коју проводимо заглављена на састанцима је заправо нарасла. Запослени сада проводе у просеку 23 сата недељно на састанцима, што је за мање од 10 у шездесетим. Седамдесет један проценат виших руководилаца анкетираних у недавној студији навео је Харвард Бусинесс Ревиев рекао је да састанке сматрају неефикасним и непродуктивним. Скоро онолико колико је речено на састанцима, то их је спречило да заврше свој посао. Аллен, који је заједно са неким колегама на Универзитету Цлемсон недавно завршио свеобухватан преглед скоро 200 истраживачких радова о састанцима, каже да је то превише сати. Њихови налази су недавно објављени у часопису Цуррент Дирецтионс ин Псицхологицал Сциенце.

Чињеница да су састанци често неугодни или непотребни не значи да су они небитни.

„Морамо да доведемо људе са различитим информацијама о проблему да се удружимо и пронађемо иновативно и креативно решење које ће се надати,“ каже Ален. Инверсе. “Састанци нам омогућавају да сарађујемо, да нам помогну да добијемо ресурсе који су нам потребни за пројекат, да доносимо одлуке. Они су стварно, стварно важни. Али морамо бити веома опрезни у вези претеране употребе."

Други проблем са састанцима је у томе што, упркос томе што су заиста фрустрирајуће и суштински, они заправо нису све добро проучени. За његов преглед на ту тему, Аллен и његов тим су прегледали евери папир који су могли наћи да је написан од 2006. године, нешто мање од 200. То може изгледати као пуно, али када узмете у обзир да је објављено више од 1000 радова на тему лидерства од прошле године и ви почињете схваћати да заправо не знамо толико о томе како да водимо добар састанак, као што би то требало.

На срећу, 200 или толико студија које је испитивао Аллен и његов тим је понудити неке смјернице о томе како можемо направити састанке мало боље.

Прихватите љубазни позив

Аллен каже да студије сугеришу да би требало више да користимо позивницу за љубазност. Један од највећих проблема са састанцима заправо произилази из добрих намјера; имамо тенденцију да позовемо превише људи који не морају да буду тамо. Непажљиви, досадни учесници се сусрећу са отровом, али у исто време, не желите да искључите некога ко би могао да има више нијансиран или изненађујући разлог да жели да буде у соби. Како би ријешио овај проблем, Аллен предлаже прихваћање позивнице: позивница на којој врло експлицитно признајете да их само позивате као љубазност и да је вјеројатно могу прескочити. Људи воле да прескачу састанке.

Убијте извештај о статусу

Постоји читав жанр састанака који је невероватно уобичајен и не служи сврси, каже Аллен: „Округли робин“, „Ево шта сви раде“, извештај о статусу где људи иду около у кругу и објашњавају шта су направили или делити напредак на датом пројекту. Ова врста информација треба да се дели електронским путем, и сазивање свих да се вербализује то је губљење времена. Као што је Аллен рекао сажето: "Ако није везано за пројекат, не треба нам тај састанак."

Жалбе на смајли, али не и шале

Када састанак буде у току, Алленови налази указују на то да је заправо веома важно створити простор за хумор. Смех помаже да се људи увуку у разговор, који промовише учешће (што је, на крају крајева, само поента састанка на првом месту.) Са друге стране, Ален каже да постоји прилична велика опасност да се приговара, што може изгледати лепо безопасан (“Јесте ли види данас? ”) али може да промовише осећање одвојености и безнађа.

Не буди касно

Док састанци на којима нико не говори, или где једна особа доминира разговором, очигледно су проблематични, Аллен каже да истраживање показује да је далеко најзлогласнији проблем са састанцима кашњење. Док је "бити на вријеме" изгледа као прилично очигледан протокол обим на коју једна особа која касни само шест минута на састанак може да поремети целу ствар је заправо прилично шокантна. Једна од студија коју је Аллен и његов тим погледао, на пример, покушала је да пронађе разлике у културним ставовима који окружују касно, у Кини, Чилеу, Италији, САД-у, Немачкој и Холандији. Све су то прилично различите културе на радном месту, са различитим вредностима у вези са радом, тако да је Алленов тим очекивао да пронађе културне разлике у смислу важности тачности. Нису, уопште.

"Постоји нека драматична доследност у фрустрацији због кашњења на састанцима", каже Ален. "Мислили бисте да би култура земље, њихов живот у кући, ко су они као особа, могли утицати на њихову процјену искуства сусрета, али оно што смо открили је да је уз глобализацију економије дошло до глобализације ове врсте окружење пословног простора. ”

У овим подељеним, поларизованим временима, једна од ретких ствари које ми све заједничко је да желимо да људи поштују наше време. А када закасните, људи не седе само тамо и газе се тамо где би радије били; они такође негују лоша осећања о не само овом састанку, него и свим састанцима који долазе у будућности. Другим речима, када закасните на састанак, не само да уништавате тај састанак за људе тамо, него и помажете да се уништи њихова концепција састанака. Што ме подсјећа, вјеројатно бих требао летјети.

Ово је била прилагођена верзија наше Стратегија билтен, недељни преглед најрелевантнијих савета о финансијама, каријери и начину живота који ће вам требати да живите свој најбољи живот. Ја сам Јамес Деннин, уредник иновација у Инверсе. Ако имате питања о новцу или каријери коју бисте желели да добијете овде, пошаљите ми поруку на јамес.деннин@инверсе.цом - и пренесите Стратегију са овим линком!